Kalbėdami apie el. Paštą, galite manyti, kad žinote viską, ką reikia žinoti. Juk dauguma iš mūsų vidutiniškai siunčia ir gauna 121 el. Laišką per dieną , pasak technologijų rinkos tyrimų firmos Radicati grupė . Tačiau nors tikriausiai praleidžiate nemažą dalį kiekvienos dienos triūsdami gautuosiuose, vis tiek tikriausiai galėtumėte išmokti dalyko ar dviejų. Tiesą sakant, yra daugybė el. Pašto etiketo taisyklių, kurios reguliariai vengia jūsų ir daugybės kitų žmonių jūsų kontaktų sąraše. Norite būti tikri, kad elgiatės elektroniškai mandagiai? Čia yra 17 auksinių el. Pašto taisyklių, kurių tikriausiai nežinojote, tačiau turite žinoti.
1 Atsakykite tą minutę, kai gaunate el. Laišką, net jei jums reikia daugiau laiko.
„Shutterstock“
Niekas nevertina gauti atsakymo į el. Laišką praėjus kelioms savaitėms po jo išsiuntimo. Tiesą sakant, konsultantų firmos atlikta 2018 m „Toister Performance Solutions“ atskleidė, kad 41 procentas žmonių tikėjosi, jog kolegos elektroniniu paštu atsakys per mažiau nei valandą. (Dabar pradėkite rengti atsiprašymo raštus savo apskaitos skyriui!)
Žinoma, kai kuriuose atsakymuose el. Paštu raginama sukramtyti mintis ir parengti išmatuotą pranešimą. Tokiais atvejais sprendimas yra lengvas: atsakykite per kelias minutes, kad praneštumėte siuntėjui, jog gavote jo pranešimą, tačiau reikia šiek tiek daugiau laiko, kad sutvarkytumėte reikalus. Tokiu būdu jie žino, kad atsižvelgėte į jų el. Paštą ir jų paprasčiausiai nepaisote.
2 Atsargiai naudokite „Atsakyti visiems“.
„Shutterstock“
Tarp „Atsakyti“ ir „Atsakyti visiems“ yra esminis skirtumas. Deja, daugelis el. Pašto vartotojų to nesuvokia. Jei esate vienas iš jų, žinokite, kad pasirinkę pastarąjį, kiekvienas gavėjas, kuriam buvo skirtas originalus pranešimas, gauna jūsų atsakymą - ir dažniausiai nereikia užpilti visų gautųjų.
Šie nereikalingi masiniai pranešimai yra tokia rykštė, jiems apibūdinti yra šnekamoji sąvoka: ' Atsakyti „Allpocalypse“ . “ Taigi, kitą kartą, kai atsakysite į masinį el. Laišką, apsvarstykite, kas iš tikrųjų turi perskaityti jūsų atsakymą: visa įmonė ar tik pirminis siuntėjas?
3 Jei norite ką nors atsakyti, nekalbėkite su jais.
Šutterstokas / Jokūbas Lundas
Kai el. Laiške užrašote ką nors, o tai reiškia, kad jūs „kopijuojate“ juos, tai paprastai rodo, kad norite palaikyti pokalbį, bet nebūtinai ieškote atsakymo. Ir kaip mokymo profesionalas Dannielle Walz įspėja, netinkamai naudojant CC variantą gali kilti bendravimo problemų.
„Persiųsdami savo kolegas į daugelį el. Laiškų, jie gali nebesimatyti jūsų el. Laiškų kaip svarbių ir gali juos patalpinti tiesiai į„ nuorodų aplanką “arba„ skaityti vėliau aplanką “, - rašė ji. „LinkedIn“ paštu. 'Tai gali sukelti svarbios informacijos praleidimą ateityje.'
Taigi, jei tikitės kažkieno atsakymo, įrašykite jo el. Pašto adresą į lauką „Kam“ ir taupiai naudokite „CC“ funkciją.
4 Supraskite, kada ir kada nenaudoti BCC.
„Shutterstock“
BCC laukas yra dar sudėtingesnis, nuolat vengia net labiausiai patyrusių el. Pašto vartotojų. Bet suskirstykime: BCC reiškia „aklą anglies kopiją“, taigi, nors tai panašu į CC-ing, BCC-ing nerodo to asmens el. Pašto adresatų kitiems gavėjams, vadinasi, niekas kitas grandinėje nematys, kad jūs juos įtraukė.
Taigi, kada gerai naudoti BCC? Hillel Pilnas apie Inc. žurnalas sako, kad tai griežtai skirta masiniams el. laiškams arba kai kas nors supažindina jus el.
„Visais kitais atvejais, kai el. Paštu siunčiate el. Laišką, o BCC - kitam, esate nesąžiningas - patinka jums tai ar ne“, - pažymi Fuldas. „Jūs siunčiate el. Laišką asmeniui X ir jiems nežinant, leidžiant asmeniui Y pasiklausyti jūsų pokalbio. Asmuo X neįsivaizduoja, kad kažkas kitas skaito šį el. Laišką, nors iš tikrųjų jūs jį slapta siuntėte ir kam nors kitam “.
5 Saikingai naudokite šauktukus.
„Shutterstock“
Čia ir ten lengva mesti šauktuką į savo el. Laiškus, tačiau stenkitės nedaryti a įpročio jo. Nors istoriškai jie naudojami jauduliui nurodyti, el. Laiške šauktukai gali būti lengvai supainioti su foniškumu ar pasyviu agresyvumu.
svajoja apie jauną merginą
„Nereikalingo šauktuko naudojimas el. Laiške gali lengvai sunaikinti pagrindinę jūsų teksto prasmę“. Anna Verasai paaiškina toliau HR santrauka . „Naudokite jį tik tada, kai reikia pabrėžti tai, kas svarbu. Pagalvokite, kaip skaitytojas galėtų interpretuoti pranešimą skaitydamas “.
6 Būkite atsargūs naudodami humorą.
„Shutterstock“
Visiems patinka a geras anekdotas kartkartėmis, bet kadangi tonas gali būti neteisingai suprantamas, kai nesusirašinėjate asmeniškai, geriausia, kad anekdotai nepatektų į jūsų el. laiškus. „Pasilikite humorą telefonu ar asmeniškai“, - verslo rašymo profesorius, Deividas Silvermanas , rašė Harvardo verslo apžvalga . „Tokiu būdu, kai kitame linijos gale arba tolimoje konferencijų stalo pusėje yra apstulbusi tyla, galėčiau pasakyti:„ Manau, kad tu gali nesuvokti, kaip juokinga aš laikau save, ir, atsižvelgiant į tai, aš tikėk, kad dabar sustosiu “.
Bet rimtai: Svarbiausias 2005 m. Tyrimas, paskelbtas Asmenybės ir socialinės psichologijos žurnalas atskleidė, kad nors siuntėjai prognozavo, kad jų gavėjai gali tiksliai iššifruoti jų toną 80 procentų laiko, gavėjai iš tikrųjų galėjo tiksliai perskaityti toną tik 56 procentais laiko.
7 Praleiskite žargoną.
„Shutterstock“
Didėjant tiesioginių pranešimų, sutrumpėjo Anglų kalba tapo plačiau naudojami - pvz., „u“ reiškia „tu“ arba „nori“, o ne „nori“. Bet, kaip ir humoras dažnai nesilaiko el. Laiškų, žargonas yra panašus draudimas. Pagal vieną „OnePoll“ apklausos metu 37 proc. žmonių manė, kad žargono naudojimas darbo vietoje yra nepriimtinas, o 55 proc. teigė, kad praleisdami „lol“, kai reikia siųsti el. laišką savo viršininkui.
8 Atkreipkite dėmesį į temos eilutę.
„Shutterstock“
Temos eilutės yra paprastos, bet būtinos. Kadangi dauguma elektroninių laiškų yra skaitomi mobilieji prietaisai —55 proc., Praneša elektroninio pašto pristatymo įmonė Grįžimo kelias - svarbu juos prikalti. Geriausiai tinka trumpos, glaustos ir tiesioginės temos. Turėtumėte aiškiai nurodyti savo el. Pašto tikslą ir apriboti jį penkiais ar mažiau žodžiais, nes po to mobilieji įrenginiai nutraukia visus žodžius.
9 Pridėkite parašą.
„Shutterstock“
Ar kada nors gavote kažkieno el. Laišką ir pagalvojote: „Kas tai nuo ? Nors siuntėjo adresas gali suteikti keletą užuominų, kas jie yra, kartais to nepakanka. Parašas jūsų el. Laiško pabaigoje gali nedelsiant pranešti gavėjui, kas jūs esate, ką darote ir kaip jie gali su jumis toliau susisiekti.
Integruotos rinkodaros agentūros žmonės Ocreative sakykite, kad el. pašto parašo langelio turėjimas yra „tarsi asmens vizitinės kortelės įteikimas kiekvieną kartą, kai siunčiate el. laišką“. Jei dar neturite, pridėkite parašą, kuriame būtų jūsų vardas, pavardė, pareigos, telefono numeris, el. Paštas, svetainė ir įmonės logotipas.
10 Nepamirškite KISS (trumpai ir paprastai).
„Shutterstock“
KISS metodas yra tai, ko dauguma mūsų mokėme pradinėje mokykloje, tačiau tai nereiškia, kad jis vėliau gyvenime yra mažiau reikalingas. Bumerangas , el. pašto produktyvumo programa, ištyrė pagrindinius būdus, kaip gauti daugiau atsakymų el. paštu. Didžiausias jų išsinešimas? Geriausia rašyti kaip aštuonerių metų.
Jų tyrimas parodė, kad į el. Laiškus, kurie buvo parašyti trečios klasės skaitymo lygmeniu, buvo atsakyta 36 proc. Dažniau nei į tuos, kurie buvo parašyti kolegijos skaitymo lygiu.
11 Atkreipkite dėmesį į priedus.
„Shutterstock“
Priedai kartais yra būtina el. Pašto proceso dalis, tačiau prieš prisijungdami prie atsisakymo, turėtumėte gerai žinoti, kaip juos naudoti. Ilgose el. Pašto grandinėse jie kartais gali būti nepastebėti arba nepastebėti, o netikėti priedai taip pat būna neatidaromi, nes gavėjai atsargiai elgiasi su elektroniniais virusais.
Geriausias sprendimas yra iškviesti savo priedus el. Laiško tekste. Gramatikos sako, kad geriausias būdas pranešti priedų gavėjui yra el. laiško pabaigoje įtraukti pranešimą, kuriame sakoma kažkas panašaus į „Aš pridėjau [elementą]“ arba „Prašome daugiau informacijos rasti pridedamame [elemente] . “
12 Standartizuokite savo šriftą.
„Shutterstock“
Nors žaisti su šriftų stiliais ir spalvomis gali būti smagu, profesionaliame pasaulyje nėra vietos ryškiai rožinėms „Comic Sans“. Kaip paaiškėja, šrifto naudojimas yra nepaprastai svarbus kalbant apie skaitmeninį bendravimą, pasak Colinas Wheildonas , autorius Tipas ir išdėstymas: ar jūs bendraujate, ar tiesiog darote gražias formas? „Tris ketvirtadalius mūsų skaitytojų galima užpūsti paprasčiausiai pasirinkus netinkamą tipą“, - sakė jis Amerikos rašytojai ir menininkai .
Taigi, prie kokių šriftų turėtumėte laikytis el. Laiškų? „MageMail“ rekomenduoja Gruziją, „Verdana“, „Times New Roman“, „Trebuchet MS“ ar „Arial“.
13 Viskas korektūros.
„Shutterstock“
Rašydami elektroninį laišką yra tikimybė, kad vis dėlto suklysite, esate tik žmogus. Tačiau kalbant apie darbo el. Laiškus, klaidos dažnai nepražiūrimos. A Gramatikos apklausa iš beveik 2000 respondentų 67 proc ne gerai daryti el. laiškuose klaidas, o tik 6 procentai manė, kad tai yra priimtina klaida.
14 Įveskite paskutinį el. Pašto adresą.
„Shutterstock“
kas vyrams atrodo patraukli moteriškoje
Lengviausias būdas įsitikinti, ar nesiuntėte el. Laiško, kol jis dar neparuoštas, arba prieš tai, kai jis nebuvo išvalytas nuo rašybos klaidų? Prieš įvesdami gavėjo el. Pašto adresą palaukite, kol viskas bus „top-top“ forma. Kaip žinote, gaminant pašto klaidos yra vienas iš lengviausių būdų padaryti neteisingą įspūdį.
'Ne tik profesionalumas yra klausimas', Karen Kessler sakė „Evergreen Partners“ prezidentas „Forbes“ . „Kyla pavojus darbuotojo ir įmonės ar organizacijos reputacijai. Matėme, kad netinkami el. Pašto sprendimai sukelia neigiamų pasekmių darbuotojui - atleidimas iš darbo ir organizacija. “
15 Triskart patikrinkite gavėjo vardą.
„Shutterstock“
Viena didelė klaida, kurios turėtumėte vengti, yra neteisingas gavėjo vardo rašymas, todėl prieš paspausdami „Siųsti“ būtinai patikrinkite trigubai. Daug žmonių pamatyti aktą apie rašybos klaidos vardas kaip tingus ir nepastebimas, ypač kai teisinga rašyba yra el. pašto adrese. Ką turėtumėte daryti, jei netyčia padarysite tą klaidą? Kathryn Shanley , „Red Red Pen Editing“ savininkas, sako greitas atsiprašymas yra raktas į jūsų patikimumo išsaugojimą.
16 Profesionaliam verslui naudokite profesionalų el. Pašto adresą.
„Shutterstock“
Nors asmeninį el. Pašto adresą tinka naudoti susirašinėjant su draugais ar šeima, saugokite jį nuo profesionalios verslo srities. Tai ypač svarbu a vartotojas-pardavėjas situacija. A 2016 m Varyk Tėti atlikus 1000 amerikiečių apklausą paaiškėjo, kad 75 proc. mano, jog profesionalus el. paštas yra svarbus veiksnys pasitikint verslu internete, o 33 proc. abejotų pardavėjo teisėtumu, jei naudotųsi asmeniniu el. pašto adresu.
„Niekada nepamirši pirmo įspūdžio nei realiame gyvenime, nei internete“, - „GoDaddy“ vyriausiasis produktų vadovas Stevenas Aldrichas , sakė a pareiškimas . „Dažnai jūsų pirmoji tiesioginė sąveika su klientu vyksta el. Paštu, todėl labai svarbu profesionaliai atrodyti šiame kontekste.“
17 Atminkite, kad viskuo galima dalytis.
„Shutterstock“
Nesvarbu, ar persiuntimas, ar BCC, ar tiesiog mirksintis jūsų telefone kažkam į veidą, svarbu nepamiršti, kad viską, ką parašėte el. Laiške, gali matyti kas nors kitas, o ne numatytas gavėjas. Todėl visa jūsų elektroninė komunikacija turėtų būti profesionali ir nerizikinga. Juk el. Laiškai netgi gali būti leistina teisme , todėl geriausia niekada nesiųsti nieko, kas vėliau galėtų būti panaudota prieš jus. Norėdami sužinoti daugiau būdų pagerinti savo darbinį gyvenimą, apsilankykite 25 genialūs triukai dirbant protingiau ir ne sunkiau .
Norėdami sužinoti daugiau nuostabių gyvenimo geriausio gyvenimo paslapčių, paspauskite čia sekti mus „Instagram“!
